Накануне предстоящего мероприятия важно правильно подобрать помещение. Успех зависит не только от оратора, но и от правильной организации. Ключевым моментом в проведении конференции считается место. Правильно подобранная локация позволит произвести приятное впечатление на слушателей и приглашенных партнеров.  

Поиски подходящей локации должны быть четко продуманы. Можно выписать основные тезисы и критерии по выбору. Хаотичный поиск в сети Интернет ни к чему не приведет. Аренда зала ― важный шаг, который должен быть продуман до мелочей.

На что обратить внимание

Выбрать конференц-зал без лишних хлопот за короткий промежуток времени возможно. Простые советы помогут оставить для поиска несколько подходящих вариантов. Ключевые факторы:

• Расположение и первоначальный вид.
• Заложенный бюджет на аренду.
• Возможность провести кофе-брейк.
• Наличие дополнительного оборудования.

Проведение конференции ― непростой процесс. Подготовка может занять от нескольких дней до недели. Все зависит от правильно спланированной стратегии. Планирование позволит значительно сократить время на поиски, сузит объекты до нужных вариантов. 

Расположение и первоначальный вид

Первое, что стоит сделать ― составить план. Основные положения дают возможность наглядно проанализировать ситуацию. В поиске важно учитывать расположение объекта. Заказать аренду зала https://a-ces.com.ua/ru/glavnaya/ с хорошей транспортной развязкой для удобства гостей. Важно учитывать не только близость к общественному транспорту, но и наличие парковки будет дополнительным преимуществом. Приезжим гораздо проще ориентироваться по станции метро. Хорошо, если локация будет территориально к нему близко. Бесплатная парковка для посетителей позволит произвести должное впечатление на слушателей. 

Следующий шаг ― оценка внешнего вида. Не очень приятно находиться в месте, где ремонт не проводили несколько лет. Потрескавшиеся стены, обивка сидений вряд ли оставят приятные впечатления. Конференц-зал может быть расположен в центре, но если внешний вид не соответствует, то от такого варианта лучше отказаться. Зал ― это лицо мероприятия. В нем должна содержаться суть встречи: расположение сидений, столов, положение трибуны и т.д. Гости обращают внимание на первое впечатление, а уже потом на выступающего.

Заложенный бюджет на аренду

Что такое бюджет и как правильно его рассчитать? У каждой организации есть определенные финансовые возможности, которые заложены на рекламу и другие траты. Площадка для семинара не является исключением. Перед выбором необходимо решить какую часть бюджетных средств можно потратить на организацию. 

Есть много предложений по доступным ценам. Конференц залы в Киеве пользуются популярностью. Цена на многие предложения доступна для проведения мероприятия любых масштабов. Многие гостиницы, кафе, рестораны предлагают снять помещение. Утренние ворк-шопы в таком формате проходят на положительной ноте. Параллельно организовывается кофе-брейк. Все слушатели находятся в дружеской, непринужденной обстановке. Информация воспринимается гораздо легче и проще в неформальной обстановке. Данный вид больше подойдет для небольших групп.

В гостиницах есть свои конференц-залы. Они разные по вместительности. Наличие ресторана или кафе на территории будет плюсом. Возможно организовать кофе-брейк в перерыве. 

Размеры конференц-зала

Рассчитать количество посадочных мест просто, если это закрытое мероприятие. Изначально есть список, которого стоит придерживаться в выборе. Как быть если вход свободный? Не стоить переживать и паниковать раньше времени. Как правило, количество людей не превышает предыдущих встреч. Можно провести анализ подобных сборов и понять среднее количество слушателей.

У арендодателей лучше уточнить о возможности поставить дополнительные места в случае необходимости. Стулья или сиденья должны быть в зале. Их можно расставить сразу или оставить аккуратно в стороне. Доставить их не составит труда даже в процессе выступления. 

Техническое оснащение

К сожалению, при ограниченном бюджете охватить все пожелания в одном месте просто невозможно. Поэтому стоит делать упор на основополагающие моменты, которые задают общее впечатление. Техническое оснащение является главным аспектом в выборе локации. От качества оборудования зависит ход семинара. 

Мультимедийная доска или экран должны быть нормальных размеров, размещена удобно относительно слушателей. 

Качество звука, микрофон или другое оборудование должно проходить проверку. В процессе выступления помехи не будут уместными.

Если используется собственное оборудование, а не арендованное, важно проверять качество соединения. Желательно за несколько дней до начала.

Плохой Интернет может помешать в проведении конференции. Соединение должно быть стабильным, а качество приема на достаточном уровне.

Заказ дополнительных услуг

Ивент площадка должна оставить приятное впечатление. Гости должны вынести максимум полезной для себя информации. Дополнительные услуги помогут организовать мероприятие на высшем уровне.

Если вебинар проводится в гостинице и есть иностранные гости или приезжие с других городов, то можно помочь им с размещением, забронировать удобный номер в гостинице.

Предоставление оборудования в аренду будет преимуществом. Не все арендаторы предоставляют такую услугу. Хорошо, если на выбор есть несколько аудиосистем. Есть возможность выбрать наиболее подходящий вариант.

Организация кофе-брейка с помощью арендатора. Здесь можно договориться за обслуживание и подготовку места. Если нет отдельного помещения, то уточнить возможность доставить столы. Кофе-брейк может проходить в формате шведского стола. Каждый сможет выбрать для себя перекус.

Аренда конференц зала в Киеве ― это не простое занятие. Планирование позволит сэкономить силы и время для поиска подходящей локации. От выбора места зависит общее впечатление от мероприятия.