«Посторонним В.»?

Владельцы офисных зданий выбирают два варианта контроля доступа сотрудников и посетителей – тотальный или «безбарьерность»

Тезис «доверяй, но проверяй» в наше непростое время весьма актуален для владельцев и девелоперов объектов офисной недвижимости. Ведь помимо массы бытовых проблем, связанных с обеспечением жизнедеятельности своих проектов, им приходится решать еще и вопрос безопасности арендаторов, а также их посетителей.

В ПОИСКАХ «ЗОЛОТОЙ СЕРЕДИНЫ»

По неписанным правилам рынка, система контроля доступа в офисном здании должна соответствовать двум на первый взгляд взаимоисключающим критериям. С одной стороны, она послужит надежной защитой от проникновения внутрь посторонних лиц. С другой – не создаст лишних барьеров и сложностей персоналу компаний-арендаторов, а также их посетителям.

Так получилось, что единого стандартного решения этой дилеммы столичный рынок офисной недвижимости еще не выработал. Поэтому каждая управляющая бизнес-центром компания занимается поиском «золотой середины» между двумя названными выше требованиями самостоятельно. Это привело к тому, что на сегодняшний день задача обеспечения контролируемого доступа в офисные здания решается в основном двумя методами.

В тех случаях, если управляющая компания определяет в качестве приоритета безопасность арендаторов, она устанавливает в здании автоматизированную систему контроля доступа. Но когда во главу угла ставится «безбарьерность» – УК просто устанавливает стойку службы reception в фойе бизнес-центра, сотрудники которой если и проверяют документы и пропуска посетителей, то делают это быстро и без особой въедливости.

Чем обычно руководствуется управляющая компания при выборе системы контроля доступа?

Сергей КАРАМНОВ, президент компании Real Estate Solutions:

– Решение вопроса: что следует установить в офисном центре – пропускную систему или reception – зависит прежде всего от класса самого офисного здания. Так, в офисных помещениях классов А, В обустраивается reception. Установление в данных офисах пропускной системы может «оттолкнуть» клиента. В неформатных помещениях и офисных помещениях класса С, которые представлены в основном бывшими зданиями НИИ, обычно устанавливают автоматизированную систему контроля доступа посетителей.

Важность типичной зоны рецепции в офисном центре, отмечает президент компании Real Estate Solutions, заключается прежде всего в том, что это первое, что видит каждый посетитель, направляющийся в офис какой-либо фирмы. А сотрудники службы reception – первые люди, с которыми посетитель контактирует в этом офисном центре. Поэтому интерьер и технологичность данной зоны, а также вежливость и готовность работников службы reception оказать помощь создают первое впечатление не только об офисном центре, а и о той компании, в чей офис направляется человек. Таким образом, зону рецепции в офисном центре следует рассматривать как групповую «визитную карточку» управляющей компании бизнес-центра, а также всех ее клиентов, работающих в здании. Это обстоятельство заставляет многих девелоперов весьма ответственно относиться к вопросам организации службы reception. И хотя каждая управляющая компания проектирует reception по-своему, чаще они исходят из площади помещения, отведенной для этой зоны, и перечня функций, которые будет выполнять сотрудник. Типичная зона reception в офисном центре представляет собой обычно места для секретаря и охранника, зону ожидания, а также справочную зону арендаторов. В то же время технические системы контроля доступа посетителей позволяют обойтись без секретаря. Впрочем, у любой системы контроля доступа есть свои преимущества и недостатки.

Сергей КАРАМНОВ:

– К преимуществам автоматизированных систем контроля доступа можно отнести экономичность, простоту эксплуатации, автономность, универсальность, достаточную защищенность, а также возможность программной и технической модернизации. Среди других достоинств – возможность компьютеризированного учета прихода и ухода сотрудников. Что касается недостатков применения подобных систем, то это дополнительные затраты на покупку оборудования и обслуживание, а также возможное недовольство как сотрудников компании, так и посетителей. Основными преимуществами reception является то, что в офисном помещении появляются дополнительные зоны, а именно зона ожидания, справочная зона, где можно уточнить информацию об арендаторах, а также зона, где будут находиться абонентские ящики арендаторов. Основным недостатком зоны reception является необходимость в дополнительной площади.

ПРЕДПОЧТЕНИЕ – КОМПЛЕКСНЫМ СИСТЕМАМ

Чтобы точнее оценить особенности автоматизированных систем контроля доступа посетителей, наш журнал обратился к представителям компании «АНГЕЛЫ Техно», которая специализируется на установке и обслуживании таких систем, с вопросом: какой набор оборудования потребуется приобрести владельцам офисного центра?

Дмитрий МАЛИШЕВСКИЙ, технический специалист компании «АНГЕЛЫ Техно»:

– Системы контроля доступа в современных условиях представляют собой целый комплекс технических средств, подчиненных сложным алгоритмам работы, что позволяет учитывать специфику объектов любого уровня сложности и размера. Если мы говорим о предприятиях коммерческой недвижимости, то должны принять во внимание некоторые их особенности, в частности, вероятность большого количества посетителей, возможность хранения материальных ценностей, наличие помещений с разными владельцами и т.п. Вместе с тем, разительно может отличаться и размер объекта: от маленького офиса до крупного торгово-офисного комплекса.

Эти системы предназначены для регламентирования перемещения человеческого потока и обеспечения безопасности материальных ценностей на основе централизованной базы всех сотрудников, посетителей, их транспортных средств с возможностью получения полной информации по каждому объекту за определенный отрезок времени.

В настоящее время, отмечает специалист компании «АНГЕЛЫ Техно», предпочтение отдается комплексным решениям, где в систему контроля доступа интегрированы модули охранной сигнализации и видеонаблюдения, а также возможность работы по компьютерной сети. Последняя функция особенно важна для крупных или территориально распределенных объектов, так как появляется возможность не только использовать уже имеющиеся коммуникации, а и создавать удаленные рабочие места, например для охранников, руководителей или отдела кадров. Аппаратная часть таких систем отличается многообразием считывателей, различающихся принципом идентификации и дизайном, наличием специализированных контроллеров для управления замками дверей, турникетами, шлагбаумами, кабинами лифтов, расширителей охранных шлейфов или релейных выходов и главных контроллеров для управления всей системой. Программная часть обычно состоит из основного модуля с возможностью надстройки дополнительных специализированных подпрограмм: учета рабочего времени, организации выдачи пропусков, поста охраны и т.д.

Дмитрий МАЛИШЕВСКИЙ:

– Алгоритм работы системы контроля доступа подбирается исходя из специфики объекта. Например, для складских помещений необходимо регламентировать доступ персонала к конкретным объектам, причем задать не только возможность доступа, но и его временные рамки, организовать охранную сигнализацию и регистрацию видеоинформации. Все это вместе взятое позволит как остановить потенциального нарушителя извне, так и выявить недобросовестного сотрудника, использующего свои служебные полномочия. Для офисных объектов или комплексов магазинов свойственно присутствие на одной локальной площади нескольких различных организаций, поэтому возникает необходимость не столько ограничить доступ в помещения, сколько организовать для каждого арендатора возможность локальной постановки под охрану его территории. Специфическими функциями должна обладать и система обслуживания паркинга. Кроме естественной функции управления доступом для сотрудников учреждения, необходимо оптимизировать работу платной стоянки с учетом свободных мест.

С ПОЗИЦИИ ПРАКТИКА: СЛУЖБА RECEPTION

Андрей ПЛЮГИН, директор компании ASTERA ONCOR Kiev:

– Нынешнее состояние на рынке офисной недвижимости характеризуется острой нехваткой профессиональных помещений. Спрос на качественные офисные помещения с удобным расположением существенно превышает текущее предложение. Неудовлетворенный спрос, по разным экспертным оценкам, составляет от 400 до 800 тысяч м².

Несмотря на это, анализ заявок на аренду офисов позволяет говорить о повышении требований арендаторов к предлагаемым офисным помещениям, которые заключаются в хорошей транспортной доступности, наличии достаточного количества парковочных мест, открытой планировке офисного пространства и сопутствующей инфраструктуры в БЦ. Не последний фактор, помогающий сделать выбор в пользу того или иного БЦ, – грамотно установленный и профессионально функционирующий reception. Наиболее востребован он у компаний-арендаторов, которые в силу специфики своей деятельности посещаются большим количеством партнеров, клиентов, курьеров и т.д. Вместе с тем, reception не заменяет, а лишь дополняет пропускную систему, упрощая навигацию и вход гостей в ОЦ.

Для автоматизации доступа и повышения уровня безопасности в ОЦ класса А (все чаще и в В/В+) устанавливаются пункты скоростного пропуска (например производства компании Integrated Design). Чаще всего это комплексная система безопасности, контролирующая пространство от главного входа до стоек администраторов (reception). Задача системы – обеспечение беспрепятственного доступа сотрудников организаций-арендаторов и их зарегистрированных посетителей. Подобные системы также обеспечивают совместимость карточек доступа в здание с электронными замками на дверях расположенных в нем офисов. Следует заметить, что обычно данные системы проектируются в равной степени удобными для здоровых людей и инвалидов.

Пункт пропуска интегрирован со всей системой контроля доступа, применяемой в здании; также существует возможность интеграции с системой пожарной сигнализации, чтобы в случае подачи сигнала пожарной тревоги барьеры автоматически открывались в направлении выхода, позволяя людям как можно быстрее эвакуироваться из здания.

Для эффективной работы сотрудников службы reception (администраторов) необходимо наладить их тесное взаимодействие с техническими службами БЦ. Ключевые моменты: оперативное сотрудничество с клининговой службой, взаимодействие с управляющей компанией и арендаторами (контроль въезда/выезда арендаторов, соблюдение соответствующего уровня порядка и сервиса), с правоохранительными органами и МЧС и т.д.

Александр КОБЕЦ, управляющий объектами ООО «M+W Zander Фасилити менеджмент УКР»:

– Cлужба reception нужна не всякому объекту. Если это офисное здание эконом-класса, арендаторы которого не предъявляют повышенных требований к качеству предоставляемых управляющей компанией комплекса услуг, то в этом случае можно обойтись и простой системой контроля доступа. Посетители такого офисного центра всегда смогут узнать, как попасть в офис нужной им фирмы у охранника.

Если же речь идет об офисном центре высокого класса или представительстве крупной компании, банка, то служба reception необходима. Работники этой службы должны уметь не только сориентировать посетителя в офисном здании, но и дать ему при необходимости консультацию, выступить его гидом в сфере услуг, которые оказывают компании, работающие в офисном центре. Ведь посетители не всегда приходят в офис по предварительной договоренности с кем-то из специалистов компании. Иногда они заходят в здание спонтанно – увидев знакомую вывеску на фасаде офисного центра или прочитав рекламный постер, или просто потому, что срочно потребовались какие-то услуги – банковское обслуживание, страхование, юридическая помощь… В этих случаях служба reception помогает посетителю сориентироваться в незнакомом для него месте и попасть именно к тому специалисту компании, который сумеет ему помочь. Таким образом, служба reception – это более сложный и функциональный способ управления потоками посетителей, который также может выполнять и консультативно-представительские функции.

Работником службы reception может стать далеко не каждый. Основные требования, предъявляемые к кандидатам на такую должность, заключаются в знании иностранного языка. Чаще всего – английского. Но если человек работает в представительстве, например, немецкой или французской компаний, то ему, возможно, потребуется еще и знание языков этих стран. Кроме того, желательно, чтобы эти люди обладали достаточно высоким уровнем образования, умением вести себя с клиентами и посетителями вежливо, были отзывчивыми, инициативными и общительными.

Валентин ПРАВДОЛЮБОВ

http://www.bizrealty.com.ua/